POLÍTICA DE PRIVACIDAD COLASISTENCIA
Fecha creación: 1/11/2016
POLITICA DE TRATAMIENTO DE BASE DATOS PERSONALES
Fecha Actualización: 1/11/2016 PTBD-01
OBJETIVO
En cumplimiento con lo establecido en la ley 1581 de 2012 ,el decreto 1377 de 2013 y en ajuste a las instrucciones de la Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015 EMITIDA POR LA SIC se realiza el presente documento, el cual tiene como objeto formalizar las políticas de tratamiento de la información de los datos personales de todos nuestros CLIENTES, PROVEEDORES, ASOCIADOS DE NEGOCIO y TRABAJADORES, garantizando el derecho que tienen para conocer, actualizar y rectificar la información que repose en las Bases de Datos de COLOMBIANA DE ASISTENCIA LTDA y de la garantía que tienen sobre la responsabilidad del manejo de estos.
OBJETIVO BASE
El objetivo principal de la recopilación de los datos del usuario, son el garantizar el mejor servicio de asistencia médica en viaje por lo cual COLOMBIANA DE ASISTENCIA LTDA., podrá solicitar, recopilar y/o almacenar los datos personales de sus usuarios, con el único fin de garantizar la prestación de los servicios contratados, siempre que sean necesarios para la prestación de los mismos.
ALCANCE
Esta política de tratamiento de datos, aplica a los registros de Clientes que hacen uso del recurso de WEB de todos los niveles de COLOMBIANA DE ASISTENCIA LTDA., De igual forma aplica a la Base de datos de información personal que estén en poder de COLOMBIANA DE ASISTENCIA LTDA. y que estén dentro del marco contextual del registro Nacional de Bases de datos y su tratamiento que hace COLOMBIANA DE ASISTENCIA LTDA como responsable
DEFINICIONES
Las definiciones establecidas en la Circular Externa No 2 del 3 de Noviembre del 2015 emanada de la Superintendencia de Industria y Comercio, aplican para la presente política.
METODO DE TOMA Y CAPTURA DE LA INFORMACION
COLOMBIANA DE ASISTENCIA LTDA., informa que almacena el registro de todas las llamadas telefónicas con el fin de garantizar y auditar la correcta prestación de los servicio y dar veracidad a la autorización para la recopilación de los datos consignados en la base de datos, estas se almacenaran durante el tiempo que se considere conveniente
COLOMBIANA DE ASISTENCIA LTDA por medio de llamada descrita en el parágrafo anterior de autorización verbal la cual queda gravada; procede a captura, recopila y almacena la información de tipo personal que registra en la aplicación que se requiere para la adecuada prestación del servicio contratado, dicha información puede contener Nombres, Apellidos, Número de identificación, edad, EPS, teléfono móvil o fijo de contacto, correo electrónico, ubicación, fechas de viaje, enfermedades y/o patologías de base familiar a cargo o persona responsable.
AUTORIZACIÓN
COLOMBIANA DE ASISTENCIA LTDA., establece a través del protocolo de los servicios contratados que la autorización para la toma de datos personales que serán consignados en esta base de datos, será previa a la toma de los mismos durante la llamada recibida por su cliente o por su representante al momento de la solicitud de los servicios contratados y se entenderá que el representante y/o solicitante cuenta con la autorización de suministrarlos.
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
Además del tratamiento de la información establecida en la Política de Privacidad de la información, se establecen los siguientes ítems de tratamiento de la información personal:
1. Que resguardara y administrara toda la información de tipo personal del usuario.
2. Que no entregara dicha información sin la previa autorización del usuario.
3. Que toda información que recibimos del usuario sobre su estado de salud, solo será comentada con las entidades autorizadas y que así la soliciten para una correcta prestación del servicio.
4. Que será únicamente utilizada para la correcta prestación de los servicios contratados y que luego de finalizada la cobertura serán archivados he inactivos, mientras no registre novedad de apertura o reclamación por los servicios recibidos o nuevos a solicitar derivados de la cobertura contratada que obligue a activarlos de nuevo.
DERECHOS AL TITULAR
Como Cliente Usuario del servicio de asistencia en viaje, puede ejercer frente a la información que actualmente reposa en las bases de datos de COLOMBIANA DE ASISTENCIA LTDA, los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar, rectificar y autorizar el manejo de datos personales frente a COLOMBIANA DE ASISTENCIA LTDA. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a COLOMBIANA DE ASISTENCIA LTDA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de la información se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
OBLIGACIONES.
1. Obligaciones de COLOMBIANA DE ASISTENCIA LTDA.
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información se mantenga exacta y confiable.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. Deberes de los administradores de las bases de datos designados para el tratamiento de la información por COLOMBIANA DE ASISTENCIA LTDA.
• Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o inactivacion de los datos en los términos de la presente ley.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, previo acuerdo de confidencialidad.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Atención de peticiones, consultas y reclamos en los correos electrónicos :
o dir.asistencias@colasistencia.com
o gerencia@colasistencia.com
PERMANENCIA
La presente Política garantiza que COLOMBIANA DE ASISTENCIA LTDA Mantendrá la Información personal en sus bases de datos mientras exista la relación asistencial y hasta un (1) año después de que esta termine por cualquier causa manteniendo el mismo manejo y tratamiento. Los registros serán INICATIVOS después de vencido este tiempo y se mantendrán en este estado por cumplimiento de legislaciones Contables y de impuestos si hay lugar.
ACTUALIZACION
La información contenida en la base de datos se actualizara cuando exista alguna variación de datos y el servicio este en curso y/o manejo, luego de esto no será actualizada.
COLOMBIANA DE ASISTENCIA LTDA declara que no comercializa ni dispone en público ningún dato de sus bases de datos y solamente son usadas para manejos internos y privados
VIGENCIA
La presente política está vigente desde el 1 de Noviembre del 2016 WILLIAM EDGARDO BEJARANO VERA